Departementet for Børn, Unge og Familier søger en ny kollega, der skal arbejde tæt sammen med departementschefen (DC) og departementets ledelse. Vi har brug for en direktionssekretær, der har mod på at sikre et højt niveau i den daglige servicering af DC og ledelsesgruppen.

Evner du at omdanne en travl hverdag med mangeartede opgaver og har du mod på at være med til løse opgaver i Ledelsessekretariatet og for DC, så er det netop dig, vi gerne vil have med på holdet som vores nye kollega.

Hvem er vi?
Departement for Børn, Unge og Familier er organiseret i tre afdelinger: Afdelingen for Politik og Administration, Afdelingen for Strategi og Udvikling samt Juridisk Afdeling. Til departementet er underliggende enhed: Socialstyrelsen.

departementet vægter vi en arbejdskultur, hvor alle har mulighed for at bidrage med udvikling og nytænkning til organisationen. Derfor er det en fordel, hvis du er en samarbejdsorienteret ambitiøs person, der møder dine kollegaer med åbenhed og interesse. Til gengæld omgives du af engagerede og ambitiøse kolleger, der støtter og respekterer hinanden.

Departementet skal bidrage til at sikre solide beslutningsgrundlag og bidrage til, at politiske prioriteringer og mål bliver gennemført.

Dit job
Du vil indgå i Afdelingen for Politik og Administration – i daglig tale APA eller ledelsessekretariatet, der servicerer og understøtter departementets ledelse ift. daglig drift, kommunikation, planlægning og politiske prioriteter. Du skal være med til at sikre, at sagsgange og arbejdsdage forløber smidigt og effektivt. Afdelingen består af 5 medarbejdere og en afdelingschef, som du refererer til.

Opgaverne i afdelingen omfatter:

• koordinering og ekspedering af henvendelser til departementet og til Naalakkersuisoq,
• sager til og fra Naalakkersuisut og Inatsisartut,
• koordinering under Inatsisartuts samlinger,
• post, høringer, oversættelser, kvalitetssikring, kommunikation,
• projektledelse og udviklingsopgaver inkl. seminarer,
• fremlæggelser og sidemandsoplæringer af interne instrukser, retningslinjer, procedurer og vejledninger fx vedr. sagsbehandling, indkøb, service, personalearrangementer, m.m.

Arbejdsdagen består både af små og store opgaver, og du vil have gode muligheder for også at forfølge dine egne ideer og initiativer.

En typisk arbejdsdag? Dem har vi få af... Arbejdet byder på masser af udfordringer og tværfagligt samarbejde.

Dine to faste, overordnede opgaver består af henholdsvis sekretariatsfunktionen for departementschefen og tværgående faglige opgaver på børn, unge og familieområdet.

Direktionssekretær

• Sekretariatsbetjening af departementschefen, herunder kalender og aftalestyring, planlægning og forberedelse af møder og tjenesterejser, besvarelse af henvendelser samt praktiske opgaver.
• Ansvarlig for sagsbehandling af DC’s løbende opgaver og udarbejdelse af notater ved behov
• Referent på chefmøder, koordineringsmøder, møder i Lokalsamarbejds og sikkerhedsudvalg og andre møder, som ledes af DC
• Koordinering og opfølgning på sager til Naalakkersuisoq, Naalakkersuisut og Inatsisartut.
• Ad hoc mindre oversættelselsesopgaver og gennemlæsning af grønlandske tekster.

Det er vigtigt, at du er nysgerrig og har lyst til at sætte dig ind i departementets forskellige fagområder.

Faglige opgaver
Du varetager og bidrager i departementets faglige opgaver – og med interne og eksterne samarbejdsparter. Aktuelt kræver såvel lovreformer som strategier og handlingsplaner flere faglige ressourcer, hvor du kan bidrage. Faglige opgaver kan f.eks. omfatte projektkommissorium, -ledelse og -rapport, eller sammenfatning og formidling af større rapporter af vigtighed for departementets arbejde, eller repræsentere departementet i tværgående samarbejdsfora.    

Departementet har mange tværgående opgaver – internt og eksternt. Du vil få et unikt indblik i hele ressortområdet og de mange samarbejdsrelationer, vi indgår i.

Ad hoc opgaver afhænger af, hvilke henvendelser der kommer enten fra politisk side, pressen, borgerne eller kommunerne.

Kvalifikationer
Du har det godt med politisk opmærksomhed om de opgaver, du løser, og det er en fordel, hvis du har erfaring med at arbejde i en politisk styret organisation. Du vil have en tydelig servicefunktion i departementet, så det er vigtigt, at du er imødekommende, diplomatisk og hjælpsom. Da udarbejdelse af skriftligt arbejde også er en central arbejdsopgave, er det påkrævet, at du har gode kommunikationsevner og kan formulere dig, så svært stof bliver let forståeligt – og i øjenhøjde med modtageren.

Vi forventer, at du:

• Har en kandidateksamen inden for administration eller anden relevant samfundsvidenskabelig uddannelse.
• Kan trives i en travl hverdag med skiftende dagsorden og arbejdsopgaver
• Har stærk ordenssans, arbejder struktureret og er god til at sikre overholdelse af frister
• Har overblik, ansvarsfølelse og en positiv tilgang til arbejdsopgaverne
• Er proaktiv, kan arbejde selvstændigt og selv tage initiativ
• Har forståelse for politiske beslutningsprocesser, gerne fra en lignende tidligere stilling
• Har gode sprogkompetencer på grønlandsk, dansk og engelsk
• Kan lide at skrive notater, oplæg og lignende – ofte inden for korte tidsfrister
• Har gode formuleringsevner og skriftligt flair
• Har kendskab til det grønlandske samfund og kultur
• Har forståelse for at arbejde på en flerkulturel arbejdsplads
• Kan samarbejde på tværs med mange forskellige mennesker og fagligheder.

Løn og ansættelsesforhold
Løn - og ansættelsesvilkår, herunder ret til til- og fratrædelsesrejse og bohaveflytning, i henhold til den på tiltrædelsestidspunktet gældende aftale/overenskomst mellem Grønlands Selvstyre og pågældende forhandlingsberettigede organisation.

Bolig
Der kan til stillingen anvises umøbleret personalebolig efter de til enhver tid gældende regler. Der kan ikke anvises bolig til personer, der i forvejen har en personalebolig eller en anden bolig ejet af kommunen eller Grønlands Selvstyre. Husleje og depositum betales efter de til enhver tid gældende regler for den anviste bolig. Personaleboligen er knyttet op på ansættelsesforholdet, og skal fraflyttes ved ansættelsesforholdets ophør.

Husleje og boligstandard kan variere afhængigt af boligens alder, ejerforhold mv. Der kan være ventetid på anvisning af permanent personalebolig, hvorfor der kan ske indkvartering vakant, herunder også i mindre bofællesskaber eller hotellejligheder, for hvilket der sker beskatning. Det er ikke muligt at holde større husdyr eksempelvis hund eller kat i personale- eller vakantboligen.

Vil du vide mere?
Yderligere oplysninger om stillingen kan fås ved henvendelse til departementschef Heidi Lindholm tlf. +299 547371 / heli@nanoq.gl .

Indsend ansøgning, CV, uddannelses- og kursusbeviser, samt andre relevante dokumenter ved at trykke ”Send ansøgning”.
Vi modtager ikke ansøgninger via e-mail.

Send ansøgning